395W

Déplier tous les niveaux

Cote/Cotes extrêmes

395W1-25

Date

1994-2004

Organisme responsable de l'accès intellectuel

Archives municipales et communautaires de Besançon

Importance matérielle

2 ml

25 unités de description

Origine

DIRECTION GENERALE DES SERVICES

Biographie ou Histoire

Historique du producteur

Le Secrétariat général de Besançon est le plus ancien service de la Mairie de Besançon. Il avait en charge la gestion de l'ensemble des affaires de la collectivité. Il a perdu petit à petit ses différentes missions qui ont été distribués à d'autres services. L'appellation Secrétariat général disparait en 2000 pour le terme de Direction générale des services.

Modalités d'entrées

Modalités d'entrée

Versement du 06/04/2006

Présentation du contenu

Ce versement de la Direction Générale des Service correspond aux archives de la cellule qualité achat. Ce fonds renseigne sur la méthode de mise en place du système qualité achat à Besançon. La cellule qualité achat de la ville (1999-2004) avait pour objectif d'obtenir et d'assurer la qualité de la prestation d'achat, conformément aux exigences de la norme ISO 9001-2000, à travers la mise en place d'un système qualité achat. Suite à une réflexion engagée au mois d'avril 1999 sur la qualité de nos achats, le système qualité achat a été mis en place en 2000 et a reçu la certification ISO 90001 en novembre 2001. Cette mise en place s'est imposée en raison de deux facteurs majeurs : - un enjeu économique : la part importante des achats dans le budget municipal - un enjeu juridique : la culture de décentralisation des services exposait la collectivité au non respect des obligations du Code des Marchés Publics. Le système qualité achat de la ville reposait sur deux organes différents : - un comité de pilotage qui avait pour but de prendre toutes décisions stratégiques relatives à la politique d'achat - un comité de direction qui prenait toutes décisions relevant du fonctionnement du processus. Il était également composé d'acteurs opérationnels : - le responsable qualité achat qui assurait la mise à jour des documents, les contrôles, les conseils et l'amélioration du système ainsi que le pilotage - la cellule marché qui s'occupait de la veille juridique, les évolutions réglementaires, les conseils et contrôles réglementaires - les acheteurs - les auditeurs Le système qualité achat mis en place a été appliqué par tous les services municipaux du budget principal et des budgets annexes. Il s'appliquait à quatre types d'achats supérieurs à 20 000 euros : - achat sur marché existant, - achat direct sans mise en concurrence, - achat aces mise en concurrence avec ou sans formalisme, * simplifiée * sur procédure formalisée A chaque étape d'une prestation d'achat correspondait une procédure : - demande d'achat initiale avec décision d'opportunité - revue de contrat c'est à dire document d'accord entre demandeur et acheteur. - mise en concurrence - preuve de la mise en concurrence par la rédaction pour chaque achat d'un dossier qualité - contrôle de prestation De plus, pour les achats transversaux c'est à dire les achats de même nature partagé par plusieurs services, un processus spécifique a été mis en place : - analyse commune des besoins - organisation commune de la mise en concurrence et choix d'un pilote - commandes par les services gestionnaires sur le marché souscrit - contrôle des prestations par le pilote - bilan du marché et amélioration du marché suivant

Conditions d'accès

Communicable

Ces documents étant conservés au dépôt extérieur, leur communication en salle de lecture est soumise à un délai de 24h minimum.

Existence et lieu de conservation des originaux

Archives municipales et communautaires de Besançon

Assurance qualité de l'achat. - Réunions du comité de pilotage : notes, correspondance, comptes rendus de réunions (lacunaires).

Cote/Cotes extrêmes

395W8

Date

2000-2001

Origine

DIRECTION GENERALE DES SERVICES

Évaluation, tris et éliminations, sort final

Traitement : Conservation

Conditions d'accès

Communicable

Ces documents étant conservés au dépôt extérieur, leur communication en salle de lecture est soumise à un délai de 24h minimum.